Подготовка к переговорам
Подготовка к переговорам.
Подготовку к переговорам можно условно разделить на ряд действий:
Во-первых: достижение соглашения между сторонами о необходимости проведения переговоров;
Во-вторых: определение времени и места встречи, а также утверждение круга лиц, которые будут участвовать в самих переговорах;
В-третьих: сбор и анализ необходимой информации о предмете переговоров, подготовка необходимых документов и материалов;
В-четвертых: в зависимости от собранной информации и материалов, определение целей и задач переговоров, а также в зависимости от этого определение стратегии и тактики проведения будущих переговоров;
Итак, Вы решили провести с вашим оппонентом переговоры. Вы договорились о самой возможности проведения переговоров, а также определили их дату и время.
Возникает вопрос, что же делать дальше, будут ли сами переговоры продуктивны, а также как сделать так, чтобы при проведении переговоров, Вы получили нужный Вам результат.
Важным шагом до момента начала самих переговоров, является формирование состава участников переговоров.
Здесь нужно обращать внимание на два аспекта:
1) количественный состав участников переговоров, т.е. вы должны определиться с вашим оппонентом, сколько человек с каждой стороны будут участвовать при проведении переговоров.
На практике обычно при формировании количественного состава участников переговоров, принято исходить из примерно равного количества участников делегаций, а также примерно одинакового уровня лиц, представляющих стороны, если мы говорим о представителях юридического лица.
Учитывая, что слишком большая численность делегации может создавать проблемы при проведении переговоров, на практике выработано оптимальное соотношение количественного состава участников, это два, максимум три человека с каждой стороны.
2) когда вы определились с количественным составом, то следующим шагом является формирование персонального состава делегации, т.е. кто же конкретно будет представлять вашу сторону на переговорах.
Когда мы говорим о персональном составе участников, то следует обращать внимание, на то, что участники переговоров должны быть компетентны в таких вопросах, как предмет переговоров, т.е. о чем же будут вестись сами переговоры, знать экономические и юридические аспекты предмета переговоров, а также иметь знания относительно технологии ведения переговоров.
На практике бывает сложно подобрать участника, который был бы специалистом одновременно по всем вышеуказанным группам вопросов, поэтому, как правило, состав участников 2 – 3 человека, формируется исходя из того, что каждый участник хорошо знает определенные вопросы из всей совокупности проблем, которые будут решаться при проведении переговоров (например: один участник хорошо знает предмет переговоров, знает экономические аспекты, а также владеет технологией ведения переговоров, другой участник знаком с предметом переговоров, хорошо знает юридические аспекты, а также знаком с технологией ведения переговоров).
Почему нужно внимательно подходить к персональному составу участников и включать в делегацию людей, знакомых с разными аспектами вопросов, будущих переговоров? В процессе ведения переговоров, ситуация может в зависимости от поведения, состава предложения оппонентов или других факторов, либо незначительно, либо существенно поменяться. Соответственно участники переговоров, должны уметь оперативно дать содержательную, правовую или экономическую оценку предложениям и действиям партнера по переговорам.
После формирования состава участников, необходимо определить функциональные обязанности каждого члена делегации (кто и за что отвечает). Считается нецелесообразным включать в состав участников переговоров лиц, функции которых неопределенны или сведены к минимуму. Данное обстоятельство может плохо восприниматься как другими участниками вашей делегации, так и вашими партнерами по переговорам, поскольку им непонятна его роль, а также возникает много вопросов относительно цели и задач данного участника, если он ничего не решает, а также не принимает активного участия в самом процессе переговоров.
Также не рекомендуется включать в состав участников переговоров лиц, которым крайне тяжело сохранять эмоциональный баланс. Захлестывающие эмоции и избыточное волнение могут помешать конструктивно использовать разум и ресурсы (время, знания, навыки и т. п.) в процессе ведения переговоров.
Когда вы определитесь с персональным составом участников переговоров, то следующим шагом успешных переговоров является сбор и анализ информации для начала ведения переговоров. На данной стадии необходим тщательный предварительный анализ всей сложившейся ситуации, а также возможных вариантов ее решения. Для вас очень важным является также способность предугадать интересы партнера, а также его позицию, чтобы должным образом сформировать свои собственные предложения и аргументы в их пользу. При этом нужно учитывать культурные, психологические и иные особенности партнера по переговорам.
Конечно, невозможно прогнозировать абсолютно точно, как будут развиваться переговоры, поэтому целесообразно подготовить несколько вариантов решений и предложений. Условно все разрабатываемые вами варианты будущих решений, можно разбить на три вида: минимальное, желаемое и максимальное.
Меняющаяся ситуации в ходе переговоров может изменить значимость, а также перспективы того или иного ранее разработанного варианта. От того насколько вы точно оцениваете вероятные направления изменений позиций в будущем, будет зависеть насколько вам легче будет использовать заранее наработанные варианты.
Когда на основе собранной и проанализированной информации, вы четко определяете свою цель и задачи на будущих переговорах, то в зависимости от этого вы разрабатываете вашу тактику и стратегию ведения переговоров.
Когда мы говорим о целях и задачах переговорах, то субъекты должны четко понимать, что они должны обладать не только признаком «желаемое», но и не менее важно признаком «достижимое». Любые фантазии сторон по поводу результатов переговоров, не подкрепленные реальной действительностью, никогда не приведут к достижению взаимоприемлемого решения для субъектов переговоров.
Также нельзя забывать, что важным фактором достижения успеха в переговорах является правильная оценка сложившейся ситуации.
Все свои предложения и планы, а также проекты документов, которые вы будете предлагать вашим оппонентам, необходимо оформить письменно. Письменная форма изложения позволяет отработать наиболее точные формулировки тех или иных предложений, а также исключает возможность потери информации или идей. К тому же все ваши предложения для ваших оппонентов, тщательно разработанные и оформленные в письменной форме, позволяют более продуктивно использовать время переговоров и помогают быстрее принять решение по предмету переговоров.
При подготовке к переговорам, не лишним будет и привлечение сторонних экспертов по вопросам, в которых вы не имеете глубоких специальных познаний.
Их предложения и заключения могут впоследствии оказаться полезным в будущих переговорах.
Когда мы говорим о ключевых факторах успешности любых переговоров, то существуют определенные критерии, которые позволяют нам это определить:
• переговоры должны привести к разумному соглашению, если таковое вообще возможно;
• переговоры должны быть эффективными;
• переговоры должны улучшить или, по крайней мере, не испортить отношения между сторонами.
Поэтому при подготовке к переговорам не забывайте о вышеуказанных критериях, для того, чтобы в будущем ваши переговоры прошли успешно.
Несомненно, что подготовка к переговорам требует и затрат времени, и определенных расходов. Однако ошибки в ходе реальных переговоров могут обойтись настолько дорого, что очень рискованно экономить на предварительной подготовке.
В средневековых японских трактатах, которые посвящены вопросам этики взаимодействия двух сторон, прописано правило, которое гласит: «Не начинай переговоры, если не уверен в их успехе».
© Исламов Пархат Эрнестович, 2018 г.
Все права защищены. Издание осуществлено в авторской редакции. Перепечатка, тиражирование без согласия автора запрещено. При копировании ссылка на сайт обязательна.