Прием на работу нового сотрудника
Прием на работу нового сотрудника.
Если перефразировать известное высказывание: «Театр начинается с вешалки», применительно к Трудовому праву, то можно сказать, что: «Трудовые отношения начинаются с приема на работу». Сегодня я хочу рассказать сам алгоритм оформления приема на работу, а также обратить внимание на некоторые обстоятельства, для того чтобы избежать ошибок при оформлении нового сотрудника.
Итак, начнем с документов, которые будущий сотрудник должен представить для оформления трудовых отношений. Их перечень приведен в п. 1 ст. 32 Трудового Кодекса РК. Для заключения трудового договора сотрудник должен представить следующие документы:
1) удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).
Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;
2) вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).
Помимо этого в п.п. 2 – 5 ст. 32 ТК РК существуют дополнительные требования к перечню документов, необходимых для заключения трудового договора с отдельными субъектами трудовых правоотношений.
— Для заключения трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийство, умышленное причинение вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, за экстремистские или террористические преступления, торговлю людьми.
— При поступлении на гражданскую службу, на работу в государственные предприятия на праве хозяйственного ведения, национальные управляющие холдинги, национальные институты развития, национальные холдинги и национальные компании, а также их дочерние организации на должность, связанную с исполнением управленческих функций, лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении коррупционного преступления.
— Для заключения трудового договора о работе по совместительству с другим работодателем работник представляет справку о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда).
— Перечень документов, необходимых для заключения трудового договора при привлечении иностранных работников государственного органа, определяется в соответствии с порядком привлечения иностранных работников, утвержденным Правительством Республики Казахстан.
Вот, в общем-то, и все.
Из этого выводим первое правило: нельзя требовать от будущего сотрудника, каких либо иных документов, не предусмотренных ст.32 Трудового Кодекса, за исключением случаев, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Второе правило заключается в том, что даже перечисленные выше документы можно требовать не у всех сотрудников. Речь идет не только о военном билете, который, как известно, есть только у военнообязанных. Так, трудовую книжку и иные документы, подтверждающие трудовую деятельность можно запросить только в тех случаях, когда сотрудник уже работал в другой организации. Если сотрудник нанимается на работу впервые, вам придется самостоятельно оформить ему трудовую книжку. А документы об образовании будущий сотрудник обязан предоставить только тогда, когда в должностной инструкции по той должности, на которую он принимается, прописаны четкие требования к квалификации, образованию или наличию специальных знаний.
Третье правило связано уже с формированием личного дела сотрудника. Из представленных им документов работодатель может снять копии, заверить их печатью организации и подписью лица, принимавшего документы. В случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством РК процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.
Немаловажным является также то, что при оформлении трудовых отношений нельзя забывать о соблюдении закона РК «О персональных данных и их защите».
Для этого на предприятии должен быть определен один или несколько (в зависимости от размеров организации) специалистов, которые ответственны за работу с персональными данными сотрудников. Также при приеме на работу в обязательном порядке необходимо получать от соискателя письменное согласие на сбор и обработку персональных данных.
Итак, все необходимые документы в наличии, и соискатель готов трудоустраиваться. Казалось бы, дальше все ясно — можно оформлять трудовой договор. Однако на практике я советую сделать немного иначе. Перед вручением трудового договора для изучения и подписи сотрудника следует ознакомить его со всеми локальными актами предприятия, которые касаются организации труда. К таким актам относятся: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения о премировании, оплате труда, предоставлении отпусков, охране труда и т.п. К тому же такая обязанность возлагается на работодателя согласно п.п.6 п. 2 ст.23 Трудового Кодекса РК.
Поэтому пока вы занимаетесь изготовлением и заверением копий с принесенных сотрудником документов, а также подготовкой трудового договора, выдайте ему для изучения все необходимые акты. Подтвердить факт ознакомления с каждым из них сотрудник должен личной подписью в соответствующем листе ознакомления (он обычно прикрепляется к самому документу, в конце), проставив дату ознакомления, либо для этого в организации можно завести специальный журнал.
Если нарушить это требование, то в дальнейшем работнику нельзя будет предъявлять претензии, связанные с неисполнением обязанностей, которые закреплены в этих внутренних документах работодателя. Так что пренебрегать обязанностью по предварительному ознакомлению принимаемого сотрудника с локальными актами не стоит.
И вот теперь, когда вы ознакомили вашего будущего сотрудника со всеми необходимыми актами работодателя, вы можете приступать к следующей стадии оформления, а именно к подписанию трудового договора. В соответствии со ст. 33 Трудового Кодекса РК трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться в письменной форме. При этом трудовой договор с должностными лицами исполнительного органа организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им лицом или органом в порядке, установленном учредительными документами организации.
При составлении трудового договора надо обратить внимание на условие об испытательном сроке, которое обычно включается в каждый трудовой договор. В соответствии с п.2 ст. 36 ТК РК испытательный срок включается в трудовой стаж работника и не может превышать три месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств организаций испытательный срок может быть увеличен до шести месяцев.
Обратите внимание: условие об испытательном сроке фиксируется в трудовом договоре именно при его заключении. Внести такое условие потом уже нельзя.
В испытательный срок не засчитывается период, когда работник фактически отсутствовал на работе (например: отпуск без сохранения заработной платы, отсутствие на работе в связи с наличием листа временной нетрудоспособности и т.д.).
На основании подписанного трудового договора надо оформить приказ о приеме сотрудника на работу. Этот приказ составляется по той форме, которая утверждена на вашем предприятии, поэтому сложностей с его заполнением обычно не возникает. Главное условие здесь — соответствие приказа договору. Факт ознакомления с приказом сотрудник должен подтвердить личной подписью.
© Исламов Пархат Эрнестович, 2018 г.
Все права защищены. Издание осуществлено в авторской редакции. Перепечатка, тиражирование без согласия автора запрещено. При копировании ссылка на сайт обязательна.